Ipasvi Milano Lodi

21/06/2004
Ai Direttori Generali delle A.S.L.
Ai Direttori Sociali delle A.S.L.
Al Comune di Milano
Settore Servizi alla Famiglia
Servizio Vigilanza
LORO SEDI
Circolare n. 22 del 21/06/04
Circolare n. 7 del 21/06/04 della Direzione Generale Famiglia e Solidarietà Sociale.

Oggetto: Vigilanza e controllo delle ASL sui servizi socio sanitari integrati accreditati.

In attuazione dei contenuti del Piano Socio Sanitario Regionale 2002 – 2004 e della conseguente introduzione di nuove norme per l'accreditamento dei servizi socio sanitari integrati, si rende ora necessario:
- sviluppare una metodologia uniforme per il controllo dell'appropriatezza delle prestazioni erogate, nonché per la verifica del mantenimento dei requisiti di accreditamento;
- individuare criteri di campionamento nella scelta delle strutture/prestazioni da assoggettare al controllo di appropriatezza.

Le indicazioni di questa circolare tengono conto:
- del graduale processo di riforma attivato per le diverse tipologie di unità d'offerta;
- degli argomenti trattati ed approfonditi nel Corso di formazione rivolto alle commissioni di vigilanza delle ASL svoltosi presso l'IREF nei mesi di gennaio e febbraio 2004.

Indicazioni di carattere generale

Vigilanza e Controllo

Ai sensi dell'art.3 - comma 7 - della l.r. 11 luglio 1997, n.31, le ASL esercitano l'attività di vigilanza e controllo sulle unità di offerta pubbliche e private, socio-assistenziali e socio-sanitarie autorizzate e accreditate.
Da un punto di vista amministrativo vigilanza e controllo sono due concetti distinti, in particolare il potere di vigilanza è uno dei poteri rivestiti dall'organo gerarchicamente superiore nei confronti dell'organo inferiore, mentre il controllo consiste nella possibilità che un organo sindachi l'operato di un altro organo ai fini della prevenzione o riparazione ed a salvaguardia di interessi su cui è chiamato a vigilare.
Da un punto di vista operativo è ormai acquisita e condivisa la seguente distinzione:
- l'attività di vigilanza attiene alla verifica del mantenimento dei requisiti per l'Autorizzazione al Funzionamento, per l'Accreditamento e per il monitoraggio dei Piani

Programma (vigilanza routinaria);
- l'attività di controllo attiene alla verifica dell'appropriatezza delle prestazioni e della loro corretta classificazione.
Controllo attinente la verifica dell'appropriatezza delle prestazioni
La verifica dell'appropriatezza delle prestazioni erogate riguarda quest'anno le unità d'offerta per le quali si è già concluso il processo di riforma (RSA, RSD, Consultori) e dovrà essere condotta sul 10% degli ospiti di ciascun servizio e struttura accreditata come verrà di seguito precisato.
Tuttavia, nell'ambito della verifica di appropriatezza, per tutti i servizi delle diverse unità d'offerta accreditate si dovranno analizzare i flussi di pagamento delle prestazioni utilizzando le specifiche forme di rendicontazione della spesa per le prestazioni socio-sanitarie integrate (cfr. modelli RSA1, CDI1, TOX1, CRH1, IEH1,IDR1, CSE1, 13FAM per i Consultori).
In particolare si dovrà verificare che:
- l'importo delle tariffe corrisponda alle classi/tipologia di ospiti o di prestazioni rendicontate
- il numero totale delle giornate fatturate in un trimestre (nei servizi residenziali e semi residenziali) non sia mai superiore al numero di posti accreditati moltiplicato per il numero delle giornate riferite allo stesso trimestre
- le fatturazioni inerenti le persone decedute corrispondano alle effettive prestazioni erogate fino alla data del decesso
- si sottolinea che, nei casi in cui i controlli accertino (previa diffida al gestore e controdeduzioni dallo stesso rese) delle irregolarità, devono essere praticati la sospensione degli acconti ed il recupero delle somme eventualmente non dovute, in attuazione degli accordi contrattuali sottoscritti.
Si raccomanda, durante le visite ispettive, una rilevazione puntuale anche rispetto alle presenze giornaliere, che non possono mai essere superiori ai posti autorizzati ed accreditati.
Ai fini del monitoraggio dell'attività di verifica dell' appropriatezza si richiede:
- entro il 30 giugno, trasmissione riferimenti relativi all'organizzazione delle procedure per controllo (cfr. Obiettivi Direttori ASL);
- 30 settembre e 31 dicembre 2004, compilazione di report trimestrali sull'attività effettivamente svolta.

Vigilanza routinaria
La vigilanza routinaria riguarda:
- la verifica della permanenza dei requisiti di autorizzazione al funzionamento. In particolare per le strutture accreditate che hanno ottenuto l'autorizzazione al funzionamento in via provvisoria, dovrà essere effettuato anche il monitoraggio degli stati di avanzamento dei "Piani Programma" e, per quanto riguarda le RSD, anche il piano di acquisizione del personale
- la verifica della permanenza dei requisiti di accreditame nto corrispondenti ai diversi servizi.

Équipe di vigilanza e controllo
Si sottolinea l'opportunità che l'équipe comprenda idonee rappresentanze in modo da valorizzare, integrandole, tutte le necessarie competenze professionali, e cioè sociali, sanitarie, tecniche, amministrative e di organizzazione e controllo.
Il modello adottato dovrà garantire sia "fasi di accompagnamento", che interventi di controllo e, ove necessario, sanzionatori.

Referente: Lucia Vanelli (0267653606)


Consultori Familiari

Controllo di appropriatezza
1. quali prestazioni deve riguardare la verifica dell'appropriatezza?
La verifica dell'appropriatezza delle prestazioni deve essere fatta sul 10% delle cartelle dei nuovi utenti presi in carico nel primo semestre 2004 che abbiano usufruito di prestazioni sociosanitarie ad elevata integrazione sanitaria, di ogni consultorio pubblico e privato accreditato, unicamente per tali prestazioni.
2. cosa si verifica?
Si verifica la congruità con la registrazione da flusso 13 FAM. e, dove richiesta, la
mulitiprofessionalità nella prestazione resa, rilevabile dalla cartella.

Vigilanza routinaria
L'attività di vigilanza routinaria è svolta dall'ASL di ubicazione sia per i Consultori pubblici direttamente gestiti, che privati.
Oggetto di questa attività è la verifica del mantenimento dei requisiti di autorizzazione/accreditamento e con particolare risvolto qualitativo la verifica della integrazione della risposta data ai bisogni, con i seguenti indicatori:
per le prestazioni:
- multiprofessionalità, dove richiesta
- risposta diversificata ai bisogni (attivazione sia di risposte individuali che di gruppo)
- esistenza della cartella sociosanitaria per ogni utente
- esistenza registri o verbali riunione d'équipe per la funzione Prevenzione - fermo restando la funzione di Programmazione propria della ASL atta anche a garantire la non sovrapposizione con progetti analoghi, finanziati con altre fonti (fondo lotta alla droga, l.r. 34/96, ecc…):
- esistenza atti di programmazione annuale (piani, delibere di affidamento ai privati che descrivano in dettaglio l'iniziativa: obiettivi, azioni da realizzare, contesti di realizzazione, n.utenti da contattare, indicatori di valutazione, fascia di retribuzione conseguente)
- verifica della coerenza delle iniziative di Prevenzione con piani e delibere ASL di affidamento
- interventi strutturati (le iniziative sporadiche non possono rientrare nella funzione prevenzione)
- riproposizione di programmi già svolti solo se valutati positivamente dalla ASL
- presenza di banche dati delle attività e risultati raggiunti.

Vigilanza"incrociata"
La vigilanza "incrociata" fra le ASL per la verifica dei servizi direttamente gestiti, introdotta per i consultori pubblici, è riferita unicamente alla verifica di:
- possesso dei requisiti di autorizzazione e accreditamento, al momento della richiesta di autorizzazione/accreditamento
- raggiungimento dei requisiti previsti a fine dei piani programmi, dove previsti.

Referente: Maria Venturelli (0267653650)


Servizi Dipendenze

Va verificato il permanere dei requisiti di autorizzazione/accreditamento, con particolare attenzione all'adozione in tutte le strutture (residenziali, semiresidenziali, ambulatoriali - sia pubbliche che private) degli indicatori aggiuntivi di qualità previsti dalla d.g.r.12621/2003 :
- documentazione attestante le caratteristiche del personale (figure per area, tempo dichiarato dagli operatori a diretto contatto con l'utenza, operatori in possesso del titolo di base e con specifica qualifica e relativa idoneità, turn over operatori, piano di formazione annuale, supervisione)
- organizzazione delle attività (presenza del case manager, rapporto tra i servizi e protocolli specifici)
- adeguatezza degli spazi e strutture (documentazione degli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria effettuati, registrati in apposito registro)
- adozione carta dei servizi
- esistenza di un sistema di documentazione della presa in carico
- esistenza di documentazione che raccolga tutte le informazioni relative al programma terapeutico
- esistenza strumenti informatici
- esistenza strumenti di monitoraggio e valutazione degli esiti.

Referente: Maria Venturelli (0267653650)


Servizi socio sanitari per disabili

Controllo di appropriatezza
Per le Residenze sanitario assistenziali per disabili accreditate, la verifica di appropriatezza delle prestazioni si deve concentrare sul 10% degli ospiti di ogni singola struttura, avendo cura di:
- verificare la presenza, oltre che della scheda SIDi, anche del fascicolo sanitario e assistenziale (ciò comunque dovrà essere fatto per ogni ospite, trattandosi di requisito per l'accreditamento),
- verificare la coerenza della classificazione SIDi con i contenuti del fascicolo sanitario e sociale e del programma individualizzato, anche in prospettiva di un monitoraggio del grado di autonomia nel contesto residenziale,
- verificare l'effettiva realizzazione delle attività previste nel programma individualizzato e la loro congruenza con il personale impiegato (per professionalità coinvolte e per tempi di lavoro).

Vigilanza routinaria
Per i Centri residenziali e gli Istituti educativo assistenziali per disabili che non hanno ancora concluso l'iter di autorizzazione/accreditamento come Residenza sanitario assistenziale per disabili, l'attività è mirata alla verifica del possesso dei rispettivi requisiti di accreditamento come CRH o IEAH;
Per i Centri socio educativi accreditati, per i quali si dovrebbe prevedibilmente intervenire con il processo di riforma dei Centri diurni per disabili (CDD) entro l'anno, si ritiene di non procedere alla conferma regionale dell'accreditamento per l'anno 2004. Pertanto si invitano le ASL ad espletare la consueta attività di vigilanza per verificare il permanere dei requisiti di accreditamento e la corretta rendicontazione delle presenze ai fini del pagamento delle prestazioni.
Per i Servizi di riabilitazione extraospedaliera ex art. 26, L. 833/78, per i quali è stata chiesta recentemente la rendicontazione delle attività svolte nel corso dell'anno 2003, deve essere svolta la normale attività di vigilanza da parte delle ASL sul possesso degli standard gestionali e sulla rendicontazione delle presenze ai fini del pagamento delle prestazioni, così come stabiliti dalla normativa attualmente vigente (d.g.r. 29538 del 1.7.1997).

Referente: Graziana Ponte (0267653573)


Residenze Sanitario Assistenziali per anziani

Controllo di appropriatezza
1. quali prestazioni deve riguardare la verifica dell'appropriatezza?
La verifica dell'appropriatezza delle prestazioni deve essere fatta sul 10% di quegli ospiti, di ogni singola R.S.A., presenti nel primo semestre 2004, per i quali sono state fatturate prestazioni in una delle 8 classi SOSIA.

2. cosa si verifica?
Si verifica che l'indicazione dei livelli di gravità dei parametri descritti nel SOSIA. sia sostenuta in modo coerente dalla documentazione raccolta nel Fascicolo Sanitario e Sociale e nel PAI. Diversamente si dovrà procedere come segue:
a. nel caso di ospite ancora presente in struttura, SOSIA dovrà essere rifatto,
b. nel caso di ospite non più presente in struttura, per quella prestazione non potrà essere riconosciuta una tariffa superiore a quella di classe 8.

3. quali ulteriori aspetti devono essere presi in considerazione?
La verifica dei flussi. Più precisamente bisognerà verificare che:
- non siano state fatturate prestazioni in modo difforme da quanto previsto con la circolare 15 luglio 2003 n. 24, in particolare rispetto alla possibilità di fatturare in una delle 8 classi di SOSIA ospiti già in precedenza classificati N.A.P.
Qualora si verifichi la non appropriatezza in una delle 8 classi SOSIA, la decurtazione della tariffa dovrà essere fatta dal giorno in cui è iniziata la prestazione nella classe contestata.

Vigilanza routinaria
Rispetto alla necessità di provvedere alla verifica della permanenza dei requisiti di accreditamento, si sottolinea l'importanza del corretto assolvimento del debito informativo e la necessità che SOSIA venga effettuato per tutti gli ospiti, compresi quelli per i quali si stanno ancora pagando prestazioni come NAT, NAP o Alzheimer. Si riconfermano i contenuti della circolare n. 12 del 3 marzo 2004, pubblicata sul B.U.R.L. del 22 marzo 2004 e che, ad ogni buon fine si ripetono:
"Attraverso la verifica di quanto dichiarato sulla Scheda Struttura, alle A.S.L. spetta il compito di confermare o meno la permanenza dei requisiti di accreditamento delle singole strutture.
Quest'anno alle A.S.L. si chiede anche di voler approfondire, oltre che come di consueto la sussistenza degli standard di personale, alcuni requisiti organizzativi di accreditamento, ritenuti particolarmente significativi:
- Carta dei Servizi
- Piano di Assistenza Individuale
- Fascicolo Sanitario e Sociale
per i quali si chiede di volere verificare l'adozione (e diffusione nei casi previsti), da parte di tutte le strutture.
Per quanto riguarda le Carte dei Servizi si dovrà aver cura di valutare la coerenza di queste con la normativa dell'accreditamento, la loro trasparenza con riferimento all'entità delle rette e di quanto esse comprendono o escludono, alle procedure di ammissione e di dimissione degli ospiti.
Rispetto ai Piani di Assistenza Individualizzati ed ai Fascicoli Sanitari e Sociali, ai fini della conferma dell'accreditamento, si tratta di accertarne l'effettiva adozione e, successivamente nel corso dell'anno, di verificare la congruenza di quanto contenuto negli stessi con quanto registrato attraverso la Scheda di Osservazione Intermedia dell'Assistenza, per almeno il 10% degli ospiti di ogni singola struttura."

Referente: Cinzia Gagliardi (0267653622) Attilio Citrano (int.3548) Francesco Pasqua (int.3604)


Centri Diurni Integrati

Controllo di appropriatezza.
Attualmente lo strumento che consente questo tipo di controllo è solo la verifica dei flussi di pagamento delle prestazioni, sulla base delle informazioni contenute nel modello "CDI 1".

Vigilanza routinaria.
L'attività di vigilanza routinaria dei Centri Diurni Integrati per anziani non autosufficienti (CDI) dovrà riguardare tutte le strutture accreditate in merito alla verifica della permanenza dei requisiti di accreditamento con particolare attenzione per:
- la Carta dei Servizi
- il Piano di Assistenza Individualizzato (PAI)
- il Fascicolo Sanitario e Sociale.

Per quanto riguarda la Carta dei Servizi si dovrà aver cur a di valutarne la coerenza con la normativa dell'accreditamento nonché la trasparenza rispetto a:
- l'entità delle rette con l'esplicitazione delle prestazioni in esse comprese o escluse
- le modalità di accoglienza, di presa in carico e di dimissione degli utenti.

Relativamente al PAI e al Fascicolo Sanitario e Sociale si dovrà accertarne l'effettiva adozione.

Referenti: Annamaria Plantamura (0267653539)
Carmen Martignoni (0267654639)

Voucher socio sanitario
L'attività di vigilanza e controllo per l'attivazione del Voucher socio-sanitario dovrà riguardare tutti i soggetti accreditati in merito a:
- verifica della permanenza dei requisiti preliminari alla sottoscrizione del "Patto di accreditamento", previsti nell'allegato "B" della d.g.r. 9 maggio 2003, n. 12902;
- verifica della qualità percepita da effettuarsi mediante distribuzione al 100% delle persone assistite del "Questionario di gradimento dell'assistenza domiciliare fornita con il voucher socio-sanitario" definito nell'allegato "C" della d.g.r. 9 maggio 2003, n. 12902. Si ribadisce che tale rilevazione va riferita alle cosiddette "teste", a prescindere dal numero e tipo di voucher emessi alla stessa persona.
Infine, si precisa che i risultati dovranno essere trasmessi preferibilmente a cadenza trimestrale con un report sulla customer satisfaction, rilevata in base alla procedura ritenuta a suo tempo più idonea da ciascuna ASL.

I report (predisposti in tabelle con dati relativi ai risultati elaborati dall'ASL) dovranno pervenire a questa Unità Organizzativa nelle seguenti modalità:
o Via e-mail ai seguenti indirizzi:
annamaria_plantamura@regione.lombardia.it (tel. 02/6765.3539)
marco_albanese@regione.lombardia.it (tel. 02/6765.3687)
o oppure via fax al numero: 02/6765.3500, o altra modalità ritenuta idonea con il seguente calendario:
o entro il 20 luglio '04 per la customer satisfaction riferita al trimestre aprilegiugno 2004
o entro il 20 ottobre '04 per la customer satisfaction riferita al trimestre lugliosettembre 2004
o entro il 31 gennaio '05 per la customer satisfaction riferita al trimestre ottobre-dicembre 2004. Unitamente al report dell'ultimo trimestre si dovrà trasmettere un riepilogo sui risultati complessivi dell'anno 2004, ossia relativo a tutte le persone assistite da dal 1° gennaio al 31 dicembre 2004.
Referente: Annamaria Plantamura (0267653539)
Si informa infine che questa circolare verrà pubblicata sul B.U.R.L. nonché, per una capillare diffusione, sul sito della Direzione: www.famiglia.regione.lombardia.it.

Con i migliori saluti,
Il Direttore Generale
(Umberto Fazzone)
Responsabile procedimento
(Carla Dotti)